METODE

Farvekoder på vagtskema er med til at forebygge stress og sygefravær

I Matas har de længe haft fokus på at nedbringe sygefraværet og sikre god trivsel hos medarbejderne. En vigtig nøgle er god planlægning af arbejdet med en metode, hvor den enkelte medarbejders arbejdstid er inddelt i farvegrupperne rød, gul og grøn.

Hent PDF

 

Forebyg stress og fasthold høj trivsel

Arbejdsmiljørepræsentanterne er opmærksomme på, at manglende eller uhensigtsmæssig planlægning af arbejdet kan føre til stress og øget sygefravær. Fx er det udfordrende både at betjene kunder og samtidig løse opgaver omkring optælling eller udpakning af varer.

På det årlige arbejdsmiljøkursus for hele arbejdsmiljøorganisationen besluttede man derfor at tilrettelægge arbejdstiden smartere ude i butikkerne.

 

Inddel arbejdstiden i grøn, gul og rød

Som et vigtigt bidrag til arbejdsplanlægning har Matas inddelt arbejdstiden i tre forskellige grupper med hver sin farvekode:

  • Grøn markerer den tid, hvor medarbejderen er i butikken for at ekspedere.
  • Gul markerer den tid, hvor medarbejderen er i butikken for at fylde varer op, men også kan træde til og hjælpe med at ekspedere.
  • Rød markerer den tid, hvor medarbejderen laver andre opgaver end at ekspedere som fx at bestille varer.

Farvekoder på vagtskemaet har givet Matas et værktøj, der skaber overblik over den enkelte medarbejders arbejdsopgaver i butikken og sikrer tilstrækkelig med tid og rum til at løse opgaverne. Værktøjet kan være med til at forbedre trivslen og dermed forebygge stress og sygefravær, fordi alle ved, hvem der tager sig af hvilke opgaver på hvilket tidspunkt.

”Ved at lave farvekoder på tiden, får medarbejderen ret til at sige: ’NEJ, jeg har grøn, gul eller rød tid’, og det giver mulighed for at koncentrere sig om den pågældende opgave uden at blive forstyrret. Det er ’work smarter’”, siger Ditte Gullach, Arbejdsmiljø- og uddannelseskoordinator.

Det er op til butikschefen og medarbejderne i butikken selv at tilrettelægge og aftale fordelingen af tiden for den enkelte medarbejder. Men alle medarbejdere skal have rød, gul og grøn tid på vagtskemaet, så alle har overblik over, hvem der gør hvad, hvornår.

 

Arbejdsmiljørepræsentanterne har en væsentlig rolle

Arbejdsmiljørepræsentanterne sørger for at følge op på den nye inddeling af arbejdstiden. De besøger de enkelte butikker for at snakke om, hvordan metoden virker, hvordan den er gennemført og om, hvordan butikken griber det an.

Formålet er dels at forklare medarbejderne, hvorfor det er en god ide, men også at få dem til at ændre adfærd, så de faktisk bruger muligheden for at sende et klart signal om, hvad de er i gang med af konkrete arbejdsopgaver.

 

Efter testperiode rulles metoden nu ud til alle butikker

Metoden er blevet testet i 1½ år i et antal butikker med stor succes. Arbejdsmiljøorganisationen opfordrer nu alle butikker, uanset størrelse, til at sætte rød, gul og grøn tid på vagtskemaet og rulle metoden videre ud.