Mange gode erfaringer at dele ud af
I vores kontakt med arbejdsgivere, ledere og medarbejdere, herunder repræsentanter for arbejdsmiljøorganisationer, har vi hørt og set mange gode eksempler på at sikre et godt arbejdsmiljø og få arbejdsmiljøarbejdet til at fungere.
BFA Handel vil gerne være med til at formidle alle disse erfaringer, og vi satte os for at indsamle de gode historier fra en lang række butikker og kæder landet over. For at sikre bredde og mangfoldighed har vi besøgt store som små detailhandelsvirksomheder – dagligvarebutikker, specialvarebutikker, enkeltmandsejede butikker, kædebutikker, hovedkontorer og varehuse.
Vi har alle steder mødt arbejdsgivere, varehuschefer, arbejdsmiljørepræsentanter, arbejdsmiljøchefer og arbejdsmiljøkoordinatorer – mennesker, der alle er engageret i at skabe en god arbejdsplads med et godt arbejdsmiljø, hvor medarbejdere og ledere trives i sammenhæng med en sund forretning.
Historierne giver på hver deres måde et indblik i og inspiration til, hvordan man inden for detailhandlen kan tænke arbejdsmiljøet ind i den daglige drift af butikken, så det giver mening for alle.
Sådan bruger du materialet
På trods af butikkernes forskelligheder har det været muligt at samle historierne i nogle hovedgrupper, der også er udtryk for fællestræk på tværs af alle butikker, når det handler om at sikre det gode arbejdsmiljø og arbejdsmiljøarbejde.
Det er derfor muligt at lade sig inspirere og omsætte eksemplerne til jeres egne forhold og egen måde at arbejde på. I starten af hver historie har vi lavet en sammenfatning, så du hurtigt kan pejle dig ind på indholdet i hele historien.
Hvor det er relevant, har vi fået lov til at vise konkrete eksempler på materialer fra butikkerne, ligesom der løbende henvises til relevante BFA Handel materialer.
Alle virksomheder har ifølge arbejdsmiljøloven de samme arbejdsmiljøopgaver.
Hvordan man griber arbejdsmiljøarbejdet an, løser forskellige arbejdsmiljøudfordringer eller vil igangsætte nye initiativer, afhænger af de lokale forhold, for eksempel måden at organisere arbejdet på, på de mennesker, der er involveret, på typen af butik eller antallet af ansatte.
Vi takker de i alt 25 butikker og kæder, der har lukket deres dør op og brugt tid på at fortælle om deres egne erfaringer. Formålet har alene været at hjælpe og inspirere andre til at skabe et godt arbejdsmiljø. Det er blevet til 65 historier med masser af eksempler og metoder til at få arbejdsmiljøet løbet i gang.
Hvordan skaber man interesse for hvervet som arbejdsmiljørepræsentant? Hvordan sikrer man, at arbejdsmiljørepræsentanterne kan varetage de nødvendige opgaver, og at de bliver synlige i organisationen?
Alt dette får du svar på i de følgende historier under emnet ’Roller’.
Historierne beskriver, hvordan man både fra hovedkontorer og ude i butikkerne har arbejdet med at skabe interesse for det at være arbejdsmiljørepræsentant, hvordan man klæder arbejdsmiljørepræsentanten på til at varetage opgaver, som er klart beskrevet, og hvordan man tydeliggør forventninger om, at opgaverne bliver løst. Men også hvordan man arbejder med at give arbejdsmiljørepræsentanterne status og gør dem synlige for at skabe engagement.
Du kan blandt andet finde inspiration til, hvordan man arbejder med:
Ovenstående bidrager, ifølge de medvirkende butikker og kæder, til at rekruttere kvalificerede og engagerede arbejdsmiljørepræsentanter.
Synoptik har meldt ud, at der med rollen som arbejdsmiljørepræsentant følger et ansvar, og at der er forventninger om at leve op til det ansvar.
Rollen som arbejdsmiljørepræsentant skal tages alvorligt, både når det gælder om at introducere til hvervet og i det efterfølgende arbejde.
Arbejdsmiljørepræsentanten skal have en klar opgave og position for at tage medansvar og få indflydelse. Kolleger og ledelse skal opleve arbejdsmiljørepræsentanten som en væsentlig støtte, og en der løser problemerne.
H&M har for nylig reorganiseret samarbejdet om arbejdsmiljø. For at skabe og fastholde et godt arbejdsmiljø lægger man vægt på at inddrage, støtte og afstemme forventninger med arbejdsmiljørepræsentanterne. Et årligt fællesmøde bliver brugt til at drøfte det tema, man ønsker at arbejde med i det kommende år.
De nye arbejdsmiljørepræsentanter hos jem & fix bliver introduceret til hvervet ved en introduktionsmappe, sidemandsoplæring og et besøg på hovedkontoret, hvor mappen gennemgås.
Netto ønsker engagerede arbejdsmiljørepræsentanter (AMR), som føler sig anerkendt og har status. En ambitiøs valgprocedure, opbakning fra ledelsen og seminarer har været med til at give rollen som arbejdsmiljørepræsentant et løft.
Når man ikke ved, hvad der forventes, er det svært at engagere sig. Derfor har Matas udarbejdet en jobbeskrivelse for arbejdsmiljørepræsentantfunktionen, der tydeliggør rollen og ansvaret. Det har betydet, at flere medarbejdere er blevet motiveret til at stille op som kandidater, og at de nuværende arbejdsmiljørepræsentanter viser større engagement.
Som arbejdsmiljørepræsentant handler det om at turde sige tingene, som de er, og være indstillet på at gøre noget ved problemerne for at kunne ændre dem. Åbenhed, at kunne sætte sig ordentligt ind i tingene, at være troværdig og kunne se tingene fra forskellige sider er vigtige forudsætninger.
Arbejdsmiljørepræsentant Hanne Larsen fra Top-Toy er en erfaren arbejdsmiljørepræsentant, der brænder for hvervet. Hendes erfaring er, at det handler om at få afstemt forventningerne, at få støtte fra ledelsen og ikke være bange for at kaste sig ud i det. Over for kollegerne bør man gøre sig synlig og være tilgængelig.
Hvordan skaber man en smidig, tilgængelig og effektiv arbejdsmiljøorganisation? Hvordan opnår man en mere professionel og systematisk tilgang til indsatsen med arbejdsmiljø, styrker opmærksomheden fra ledelsen og øger engagementet blandt arbejdsmiljøorganisationens repræsentanter?
Det kan du finde svar på i artiklerne her under emnet ’AMO’.
Historierne beskriver blandt andet udfordringer og overvejelser i forbindelse med en helt ny opbygning af arbejdsmiljøorganisationen, men også om det butikskæden og de enkelte butikker har opnået ved nye måder at arbejde på.
Du kan blandt andet finde inspiration til:
Det er, ifølge de medvirkende butikker og kæder, med til at skabe en arbejdsmiljøorganisation, der fungerer – og det er vigtigt for arbejdsmiljøarbejdet.
En omorganisering af arbejdsmiljøorganisationen i IKEA Taastrup har skabt et mere livligt og aktivt arbejdsmiljøarbejde. Fælles deltagelse på obligatorisk arbejdsmiljøkursus kick-startede samarbejdet, og der er klare forventninger til arbejdsmiljørepræsentantens opgaver og rolle.
Hos Synoptik har de på femte år professionaliseret deres arbejdsmiljøarbejde. Systemer, procedurer og værktøjer har sammen med en fokuseret indsats gjort forskellen.
Mange påbud, ingen interesserede arbejdsmiljørepræsentanter og sikkerhedsregler, der blev bøjet ude i butikkerne. Det var motivationen for at kigge arbejdsmiljøarbejdet efter i sømmene hos jem & fix og organisere sig anderledes.
Da REMA 1000 skulle starte op med en helt ny arbejdsmiljøorganisation, var de på en uges kursus. En af opgaverne var at bestemme indholdet til REMA 1000’s arbejdsmiljømappe.
Lidl’s medarbejdere gennemfører et e-learningsprogram, hvor også det at tilegne sig arbejdsmiljøkompetencer indgår. I butikkerne har butikscheferne ansvar for en sikkerhedsrundering hvert kvartal efter et fast tjekskema. Arbejdsmiljøgrupperne støtter ved at guide efter behov.
Lidl har tilpasset deres arbejdsmiljøorganisation, så den passer til en ny virksomhedsstruktur. Samtidig har de styrket arbejdsmiljøarbejdet med dels en arbejdsmiljøleder, dels med kompetenceløft til butikscheferne. Derudover har Lidl ”trænere” i hver butik, som sammen med to regionale medarbejderkonsulenter skal bistå medarbejderne og have fokus på trivsel og oplæring.
En fast dagsorden til arbejdsmiljøudvalgsmødet giver struktur, skaber fremdrift og giver mulighed for opfølgning. Samtidig giver faste mødedatoer ro og viser, at arbejdsmiljøarbejdet prioriteres.
Et grundigt forarbejde er nødvendigt, når man vil gøre arbejdsmiljøorganisationen mere nutidig, levende og effektiv. Vigtigst af alt er det, at alle får samme information om de bagvedliggende overvejelser, og hvorfor ledelsen ønsker ændringer.
Arbejdsmiljøarbejdet gøres synligt på flere måder. Man giver arbejdsmiljørepræsentanterne en rolle, når der fx skal gennemføres APV og følges op. Et særligt logo er indført for at gøre tiltag og indsatser fra arbejdsmiljøorganisationen mere synlige for kollegerne.
Det årlige arbejdsmiljøkursus hos Matas giver arbejdsmiljøorganisationen og ledelsen indblik i, hvad der rør sig og mulighed for at finde fælles fodslag.
Hvordan kan strategier, værdier og ledelse bruges til at skabe fokus på forebyggelse og sikkerhed? Og hvordan kan man skabe en kultur, hvor medarbejdere og ledelse tænker arbejdsmiljø ind som en naturlig del af det daglige arbejde?
Det handler historierne om under emnet ”Forebyggelse og sikkerhed”.
Historierne giver eksempler på, hvordan forskellige funktioner og afdelinger i virksomheden kan være med til at sikre forebyggelse og sikkerhed samt udbrede viden.
Du kan blandt andet finde inspiration til:
Det er, ifølge de medvirkende butikker og kæder, med til at øge bevidstheden om forebyggelse og sikkerhed på arbejdspladsen.
Link til Dupont – Bradley som har været inspirationen bag Coops nye sikkerhedskultur
Hos Fakta i Rødekro er det naturligt for butikschefen og souschefen, at trivsel og god service hænger sammen. Men det kommer ikke af sig selv. Det handler om ledelse, om at inddrage medarbejderne, om at få talt om tingene og give feedback.
For slagtermester Palle Christensen er et godt arbejdsmiljø et spørgsmål om at tage sine medarbejdere seriøst og skabe den rette kemi mellem de mennesker, der arbejder i butikken.
Hos Vestshoe er indehaveren meget bevidst om, at et godt psykisk arbejdsmiljø betyder glade og tilfredse medarbejderne. Det påvirker også den atmosfære og service, kunderne oplever i butikken. Vestshoe arbejder ikke systematisk med psykisk arbejdsmiljø, men de 6 guldkorn og social kapital er hele tiden i spil.
Ansvaret for arbejdsmiljø ude i butikken ligger hos købmanden, men det er Intern Revision hos REMA 1000, der koordinerer, stiller krav og følger op. Intern Revision refererer til direktøren og har også ansvar for økonomi.
REMA 1000 har et særligt tjekskema om arbejdsmiljø til unge. Skemaet udleveres i forbindelse med oplæring og instruktion, og de unge bliver bedt om at vise det til forældrene derhjemme for at synliggøre og udbrede kendskabet til processen.
REMA 1000 er en værdidreven virksomhed. En grundlæggende værdi er, at det skal være sjovt og lønsomt at gå på arbejde. Dette værdisæt kan arbejdsmiljøet også hægtes på, og på den måde tales arbejdsmiljøet ind i den daglige drift.
På den årlige arbejdsmiljødrøftelse, hvor hele REMA 1000’s arbejdsmiljøorganisation er samlet, aftaler de temaet for det kommende år.
Dansk Supermarked har sat sig for at reducere antallet af ulykker. Strategien rummer både kurser for at øge risikobevidstheden hos medarbejderne, beregninger til at øge synligheden af de menneskelige og økonomiske konsekvenser og udarbejdelse af lokale handlingsplaner.
Alle henvendelser skal besvares, og ingen problemer er for små. Med den holdning har arbejdsmiljøchef Susanne Kristensen, ifølge kollegerne, fået skabt en kultur med plads til god og åben kommunikation om arbejdsmiljøet.
Det er den coachende tilgang, der, ifølge distriktschefen, skal til for at få medarbejderne til at tænke på arbejdsmiljø og arbejde på en forsvarlig måde. Det kræver gentagelse og en kultur, hvor man helt naturligt passer på hinanden, og tør sige ting uden frygt for konsekvensen.
Jem & fix butikker får besøg af arbejdsmiljørepræsentanten en gang om måneden. For butikkerne betyder det øget fokus på arbejdsmiljøarbejdet. Når arbejdsmiljørepræsentanterne ikke arbejder i butikken, er de ikke ”involveret” i de daglige opgaver, og det giver ro til at gennemgå arbejdsmiljøet og følge op.
Medarbejderne ved, hvordan det står til ude på gulvet hos Føtex. Derfor er det vigtigt at skabe en forventning om, at der bliver reageret på henvendelser til ledelsen, og at ledelsen har de rette værktøjer, så det er nemt at tage ansvar for arbejdsmiljøet og få det til at leve op til gældende krav.
Udover klare mål for arbejdsmiljøarbejdet skal arbejdsmiljøet integreres i driften, være let at arbejde med, og det skal give mening i hverdagen.
Når man bruger fællesskabet som løftestang for arbejdsmiljøet, føler chefer og medarbejderne sig forpligtet til at tage ansvar for hinanden og tale om, hvad der kan gøres bedre. Det gælder både om at pleje relationer i dagligdagen og deltage i sociale sammenkomster.
NettoCare-ambassadører er med til at introducere nye medarbejdere til sikkerhedsprocedurer og skærpe sikkerheden i dagligdagen. Butikkerne mente selv, at synlige ambassadører med fokus på røveri, butikstyveri og andre truende situationer i Netto, ville have en virkning.
For at få penge og accept til at gennemføre arbejdsmiljøtiltag i Netto skal nye forslag beskrives med klare mål og en økonomisk beregning. Indsatsområder aftales på baggrund af den årlige arbejdsmiljødrøftelse og ’SMART’ mål kobles på.
At lave en arbejdsmiljøstrategi er en proces, hvor man hele tiden bliver klogere. COOP’s arbejdsmiljøstrategi består i dag af en arbejdsmiljøpolitik, en konkret indsatsplan for kommende år og så den 4-årige strategi, der beskriver de forskellige løftestænger, COOP vil bruge i arbejdsmiljøarbejdet.
I strategien for arbejdsmiljø hos COOP stiller man skarpt på vaner og tilgang til risici for at nedbringe antallet af ulykker. Der arbejdes med en ny sikkerhedskultur, med ambassadører og uddannelse. Indsatsen startede på lagrene, og erfaringer herfra overføres nu til butikkerne.
Arbejdsmiljøkonsulent Knud Jensen fra SILVAN ved, hvor svært det er at ændre folks vaner. Han bruger altid først dialog. Og når dialogen ikke rækker, så fortæller Knud om de konsekvenser en dårlig adfærd har på arbejdsmiljøet.
Hvordan kan man som lille eller som stor butik få sine budskaber om arbejdsmiljø ud til alle? Og hvordan kan man sikre, at budskaber, information og instruktion bliver forstået og fulgt?
Historierne under emnet ’Kommunikation’ beskriver, hvad der skal til, og hvordan forskellige butikker bruger informationen om arbejdsmiljø til både at sikre instruktion og oplæring, at få sat fokus på arbejdsmiljøet samt at få ledere og medarbejdere til at overholde regler og retningslinjer.
Du kan finde inspiration til, hvordan man kommunikerer om arbejdsmiljø gennem:
Det er, ifølge de medvirkende butikker og kæder, med til at give overblik og gøre det enkelt for ledere og medarbejdere at finde viden om arbejdsmiljø, når de står i situationen og skal bruge det.
Eksempel på kontaktoplysningsblad fra Netto
Eksempel på formidling af sikkerhedsregler i Netto
Artikel fra Netto’s blad ’Sikkerhedsnålen’ om NettoCare
ambassadørernes arbejde
Artikel fra Netto’s blad ’Sikkerhedsnålen’ om sikker brug af kniv
Eksempel på sikkerhedsadvarselsblad
Eksempel på plakat om tunge løft fra REMA 1000
Eksempler på materiale til infoskærme (fra ‘Hvordan du bedst’-kampagne)
IKEA Taastrup gennemfører hver måned stormøder for alle medarbejdere. For at nå og ramme så mange som muligt gennemføres mødet tre gange på samme dag.
Alle skal forholde sig til et godt arbejdsmiljø, og derfor har Synoptik et e-learningsmodul omkring fem vigtige ting, som alle skal kende til, når det gælder arbejdsmiljø.
Det er HR, der står for arbejdsmiljømappens indhold, og den skal være opdateret og tilgængelig i butikkerne. Derudover bruger Synoptik både intranettet, opslagstavler og mail til at informere om arbejdsmiljø.
Jem & fix bruger deres intranet til at dele viden og give vigtige informationer om arbejdsmiljø. Her udsender man fastlagte retningslinjer for sikkerhed og procedurer, som skal hænge på opslagstavlen i frokoststuen. Arbejdsmiljøsiden bruges også til oplæring og instruktion af nye medarbejdere.
I REMA 1000 har Arbejdsmiljøorganisationen fået den ide at lade Arbejdsmiljørepræsentanterne præsentere sig selv og arbejdsmiljøarbejdet på film.
Vigtige informationer om arbejdsmiljø gøres synlige, så de bliver set, læst og forstået. SILVAN anvender et sikkerhedsadvarselsblad, når der for eksempel har været en ulykke eller tilløb til ulykke. På den måde skærpes fokus på forebyggelse ude i butikkerne.
Et Føtex-varehus var ikke tilfreds med kvaliteten af introduktionsmaterialet om sikkerhed og arbejdsmiljø. De foreslog at gå fra ”kedelige” slides til film – en idé, som HR-afdelingen hos Dansk Supermarked bakkede helt op om.
Hos Legekæden og Ønskebørn ville ejeren samle alle vigtige informationer til medarbejderne på et sted. Det gjaldt selvfølgelig også viden om arbejdsmiljø. Det blev til en personalehåndbog med en samlet pulje af information.
Der er mange informationer at forholde sig til i løbet af en arbejdsdag. En flipover i frokoststuens døråbning med tre arbejdsmiljøbudskaber fik kollegerne til at stoppe op og læse. Nogle fik endda lyst til at vide mere og dele deres viden med kollegerne.
Hvordan får man sendt budskab ud om, at der tages hånd om arbejdsmiljøet? Brug af flere virkemidler sikrer, at alle 2500 medarbejdere føler sig godt informeret.
I Netto bruger man både personaleblad, opslagstavler, klæbemærker, Facebook og e-mails. Gennem mange år har man forsøgt sig med forskellige former for information om arbejdsmiljø. Erfaringen er: jo flere kanaler, der anvendes, desto større er chancen for, at medarbejdere ser, læser og tager budskaberne til sig.
På et skilt har REMA1000 indsat Arbejdstilsynets skema for vægtgrænser med røde, gule og grønne felter. Det har skabt opmærksomhed omkring løft på en enkel måde.
Hvordan griber man det an, når der er konkrete problemstillinger, der skal løses? Eller når man ønsker at sætte fokus på et tema på baggrund af APV, den årlige arbejdsmiljødrøftelse eller andre undersøgelser? Og hvordan kan man arbejde mere systematisk og strategisk med arbejdsmiljøarbejdet?
Historierne under emnet ”Metoder” beskriver forskellige metoder til at arbejde med alt fra konkrete arbejdsmiljøproblemer, til det daglige arbejdsmiljøarbejde og det mere strategiske arbejdsmiljøarbejde i arbejdsmiljøorganisationen. Du kan også finde eksempler på værktøjer og virkemidler, der gør arbejdsmiljøarbejdet let tilgængeligt og effektivt.
Du kan finde inspiration til:
Det er, ifølge de medvirkende butikker og kæder, med til at få udbytte af det forebyggende arbejdsmiljøarbejde og de indsatser man gennemfører.
Illustration af Disneymetoden som SILVAN anvender når medarbejdere involveres
Eksempel på besøgsrapport med aktioner fra rundering i SILVAN
Link til BFA Handels materiale ’Pas på dig selv’
IKEAs ’ergonauter’ gennemfører obligatorisk ergonomikursus for alle medarbejdere. De hjælper afdelinger og områder med udfordringer og bidrager der, hvor der skal gøres en ekstra indsats.
Alle IKEAs medarbejdere skal deltage i en introduktionsaften, og inden for de første tre måneder bliver de tilmeldt IKEAs interne ergonomikursus om arbejdsstillinger og løfteteknik. Men det stopper ikke dér, for i afdelingerne er der løbende fokus på, at medarbejderne skal bruge deres krop korrekt.
Nyt køkken hos Slagter Frimann blev tegnet og indrettet af medarbejderne, for de ved jo bedst, hvad der fungerer, mener slagtermesteren. Men det handler også om, at alle har et ansvar, og at man løfter i flok.
Synoptik har selv udarbejdet et ’Ergonomihæfte’. Det viser konkrete løsninger til, hvordan man ude i butikkerne kan arbejde i gode arbejdsstillinger og passe på kroppen.
Ved at gennemføre APV hvert år har Synoptik hånd i hanke med arbejdsmiljøet. APV-rapporterne udarbejdes på stedet af arbejdsmiljørepræsentanterne, da de har fået stillet PC og kamera til rådighed. Et system med farver giver overblik over, hvor der skal sættes ind, og hvem der skal gøre det.
Når SILVAN gennemfører arbejdsmiljørunderinger, fotograferer de det, der skal forbedres og laver en beskrivelse og handleplan. De tre elementer tilsammen gør det nemmere for arbejdsmiljørepræsentanten at forstå problemet og finde en løsning.
SILVAN ville undgå uhensigtsmæssige løft ude i butikkerne. De fandt en brugbar løsning ved at involvere medarbejdere fra forskellige afdelinger i en fælles workshop efter Disneymetoden, som gav en fælles indsigt i problemstillingen.
Antallet af arbejdsskader på lageret skulle nedbringes hos IDdesign. Med virkemidler som dialog, fotos, video og workshops skabte man en god tilgang til sikkerhed, mens lederne blev ambassadører for sikker adfærd.
Brug af styringsmodellen PDCA har betydet et skift i måden, hovedarbejdsmiljøudvalget hos COOP arbejder på. Det har givet nyt liv til både udvalget og arbejdsmiljøarbejdet.
Det handler om at se, hvilken direkte betydning arbejdsmiljøet har for driften af butikken, for de to ting hænger tæt sammen.
Netto er glad for medarbejdere, der har nye ideer til forbedringer. Men nye løsninger skal testes i udvalgte butikker, inden de spredes. Udbredelsen foregår ved, at butikkerne henvender sig, og nogle gange kræver bevillingen en særlig objektiv vurdering.
I Matas har de længe haft fokus på at nedbringe sygefraværet og sikre god trivsel hos medarbejderne. En vigtig nøgle er god planlægning af arbejdet med en metode, hvor den enkelte medarbejders arbejdstid er inddelt i farvegrupperne rød, gul og grøn.
Arbejdspladsvurderingen (APV) er den metode, der giver Top-Toy et godt udgangspunkt for at forbedre arbejdsmiljøet. Her er det medarbejderne, der kommer med store som små ting, som arbejdsmiljøorganisationen tager fat om.
